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Beschaffungsmanagement

Beschaffungsmanagement beschreibt die gezielte Anschaffung und Verwaltung von Produktionsfaktoren, die für die Ausführung von Betriebsprozessen erforderlich sind. So umfasst das Beschaffungsmanagement die strategische Planung, Organisation und Kontrolle der Versorgung mit relevanten Waren, Dienstleistungen, Technologien, Informationen sowie Kapital und Arbeitskräften. Ziel des Beschaffungsmanagements ist es, alle benötigten Produktionsfaktoren in ausreichender Menge und Qualität zu einem optimalen Preis verfügbar zu halten. Ebenso ist es Aufgabe des Beschaffungsmanagements, alle Güter stets termingerecht und am richtigen Ort bereitzustellen. Die Versorgung mit allen benötigten Produktionsfaktoren in quantitativer sowie qualitativer Hinsicht wird dadurch gewährleistet.

Das Beschaffungsmanagement umfasst diverse unternehmerische Handlungen, die die Versorgungssicherheit für alle nicht selbst hergestellten Güter gewährleisten und mögliche Versorgungsrisiken auf ein Minimum reduzieren. Erreicht wird dies durch die Aufstellung strategischer Konzepte sowie anknüpfende operative Prozesse in drei Schritten:

1. Beschaffungsplanung

Im Rahmen der Beschaffungsplanung wird der Bedarf an benötigten Warengruppen über Bedarfsermittlungen festgestellt, es werden aktuelle Bestände aufgenommen und Prognosen über den voraussichtlichen Verbrauch aufgestellt. Ebenso werden Termine und Wege festgelegt sowie anfallende Kosten berechnet. Die umfassende Analyse aller relevanten Faktoren ermöglicht es dem Betrieb, dem Bedarf entsprechend einzukaufen und eine langfristige Beschaffungsstrategie zu implementieren.

2. Durchführung der Beschaffungen

Das Beschaffungsmanagement widmet sich auch der Beobachtung und Analyse der Beschaffungsmärkte. Ziel ist es, potenzielle Lieferanten zu identifizieren und lohnenswerte Kontrakte abzuschließen. Durch die Einholung und Prüfung von Angeboten sowie den umfassenden Vergleich mit anderen Anbietern werden passende Partner ausgewählt. Oftmals folgen weitere Verhandlungen wie die Festsetzung der Bestellmenge oder die Preisgestaltung, bevor schlussendlich ein Liefervertrag zustande kommt.

3. Beschaffungskontrolle

Es ist weiterhin Aufgabe des Beschaffungsmanagements, die Leistungen der Lieferanten konstant zu überprüfen. Dadurch ist sichergestellt, dass alle Leistungen vertragsgemäß ausgeführt werden. Im Rahmen der Beschaffungskontrolle werden unter anderem die Qualität der gelieferten Güter und die Einhaltung von Liefertermin und -fristen geprüft sowie ein Abgleich zwischen geforderter und tatsächlich eingetroffener Bestellmenge durchgeführt.

Das Beschaffungsmanagement bedient sich diverser Instrumente. Dazu gehören unter anderen Make-or-Buy-Entscheidungen, ABC- und XYZ-Analysen oder Risiko-Portfolien.

4. Case Beschaffungsmanagement

Ausgangslage

Ein multinationaler Hersteller von IT Equipment und Anbieter von IT Services musste wegen massiven Wettbewerbs- und Kostendrucks kurzfristig erhebliche Einsparpotenziale im Einkauf realisieren. Eine echte Herausforderung waren das hochfragmentierte Lieferantenportfolio, ein hohes Maß an Intransparenz durch fehlende Kategorisierungen der Ausgaben, sowie die fehlende Einheitlichkeit der Datenquellen.

Projektansatz 

Innerhalb von fünf Wochen systematisierten die Barkawi Consultants die gesamten Einkaufskosten, ordneten sie 16 Hauptkategorien zu und führten ein modernes, professionelles Beschaffungsmanagement ein. Mit Hilfe der „Barkawi Decision Support Plattform“ wurde die Datenqualität und Transparenz der Beschaffungskosten optimiert. Daraufhin konnten Einsparungen nach Bereichen und konkreten Ausgaben identifiziert werden. Dabei wurde jeder Stein umgedreht, alle Arten von Kosten kritisch hinterfragt und die bestehenden Verträge mit den Hauptlieferanten einer Analyse unterzogen.

Projekterfolg

Die geforderten Einsparungen von 5–15% wurden durch Barkawi am Ende mit einem nachgewiesenen Durchschnitt von fast 17%  weit übererfüllt. Im Bereich Telekommunikation waren sogar Einsparungen von 22% möglich. Kostensenkung ist oft einfach, wenn man radikale Einschnitte bei der Leistungsqualität vornimmt. Hier war es jedoch anders: Die Maßnahmen schränkten weder Leistungen noch Service-Level ein, im Gegenteil!  Besser und schneller durch weniger „Ballast“ führte zu geringeren Kosten bei verbessertem Service Level. Durch eine Verlängerung ausgewählter Lieferantenverträge und durch aktives Lieferanten-Management wurde dieser Erfolg auch für die nächsten fünf Jahre sichergestellt, denn nur nachhaltige Kostensenkung sehen wir als Erfolg an!

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