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Operational
Excellence

Als Unternehmensberatung sind wir spezialisiert auf die perfekte Supply Chain mit schlanken, perfekt organisierten Prozessen. Prozessoptimierung ist für viele Unternehmen identisch mit Lean Management bzw. Lean Operations. Das alleine greift jedoch zu kurz: Wir als SCM-Consultants wollen Operational Excellence. Das bedeutet, nach einer fundierten Analyse des Gesamtunternehmens, an allen Schaltstellen aktiv zu werden: Auf strategischer, organisatorischer und prozessualer Ebene. Denn wer sein Unternehmen nachhaltig zum Erfolg führen will, der muss Verschwendung von vornherein vermeiden, nicht erst im Nachhinein eindämmen. Damit das Unternehmen wie ein Uhrwerk funktioniert, und trotzdem schlank bleibt: Das ist für uns Operational Excellence!

1/6 Complexity
Management

Wachstum ist eine feine Sache. Eigentlich. Ein weltweit führendes Unternehmen aus der bauchemischen Industrie hatte durch die Akquisition von Unternehmen konstant Marktanteile zugewonnen. Dadurch stieg jedoch die Komplexität in jeder Hinsicht massiv: Das Produktportfolio erweiterte sich rasant um neue Marken, die ehemaligen Wettbewerber wurden nur unzureichend in den neuen Firmenverbund integriert, die Mitarbeiterzahl stieg, es gab unendlich viele Prozesse und Prozess-Owner, die Organsisation wuchs wie Unkraut.

Funktionsdoppelungen und Abstimmungsaufwand

Eine der vielen Folgen waren Funktionsdoppelungen, viele Bereiche agierten eher nebeneinander als miteinander, Kommunikation und Abstimmung wurden immer aufwändiger. Von schlanken, bewusst gesteuerten Prozessen und Abläufen und einer ebensolchen Organisation war das Unternehmen meilenweit entfernt.

Wer sein Unternehmen nachhaltig zum Erfolg führen will, der muss die Perspektive verändern: Aktion statt Reaktion lautet die Devise. Ziel ist, Komplexität durch klare Zielsetzungen und möglicherweise lohnenden Verzicht von vornherein zu vermeiden, nicht erst im Nachhinein einzudämmen.

Strategie, Organisation und Prozesse berücksichtigen

Wir bei Barkawi Management Consultants verstehen Complexity Management als ganzheitlichen, unternehmensweiten Ansatz, der das Unternehmen auf drei Ebenen durchdringen muss:

  • Auf strategischer Ebene: Hier steht die Wahl der richtigen Märkte, der Aufbau eines klaren Sortiments, das Nutzen der besten Vertriebskanäle und der Fokus auf profitable Kundengruppen im Vordergrund. Das kann durchaus bedeuten, sich von bestimmten Produkten, Märkten, Ländern zu verabschieden bzw. sich dort proaktiv gar nicht zu engagieren, wenn sie denn mehr Aufwand als Nutzen bedeuten.
  • Auf organisatorischer Ebene: Stimmt die Strategie, lässt sich auch der funktional segmentierte Aufbau der Organisation aufbrechen. An deren Stelle tritt eine konsequent prozessorientierte Organisation – frei von unnötigen Schnittstellen und lähmender Silo-Mentalität. So werden beispielsweise organisatorisches Kästchendenken, Titel und Pöstchen ersetzt durch einen straffes Organisations- Konzept, innerhalb dessen sich die Aufbau-Organisation an der Ablauforganisation orientiert.
  • Auf prozessualer Ebene: Die prozessorientierte Ausrichtung des Unternehmens und die dadurch erzielte drastische Reduzierung der Schnittstellen ermöglichen im letzten Schritt eine Optimierung hin zu schlanken Prozessen. Perfekt organisierte, effiziente und bewusst gestaltetet Prozesse ersetzen Wildwuchs, Mehrfacharbeiten und „Work-Arounds“, die sich vielfach zufällig über die Jahre gebildet hatten.

 

Schlankes Produktportfolio, klarer Fokus

In Zusammenarbeit mit uns zog das Bau-Chemische Unternehmen die Konsequenzen: Das Portfolio wurde über Des-Investments verschlankt, und man fokussiert sich im Baufarben-Geschäft künftig stärker auf die Dachmarke. Zusätzlich wurden die einzelnen Business Units neu ausgerichtet. Diese Kombination aus strategischer Fokussierung, dem bewussten Verzicht auf ein zu großes Portfolio und den Veränderungen auf organisatorischer Ebene kann auch anderen Unternehmen helfen, das volle Potenzial von Complexity Management auszuschöpfen und damit nachhaltig erfolgreich zu sein. Denn weniger ist oft mehr!

Barkawi Operational excellence - Complexity Management

2/6 Process Driven
Organization

Das erfolgreiche, überregionale Unternehmen der Energieversorgungsbranche bietet Strom, Wasser und Gas an.  Um die Bedürfnisse seiner privaten und gewerblichen Kunden nach individueller und schneller Betreuung optimal abdecken zu können, wurden Auftragsmanagement, operativer Betrieb, kaufmännische Steuerungssysteme, Informationstechnik etc. in eigenständige rechtliche Einheiten überführt. Nach einigen Jahren stellt sich heraus, dass dieses eigentlich Agilität und Effektivität versprechende Konzept eine Reihe von Nachteilen mit sich brachte.

Silodenken und Funktionsdoppelungen

Die Zuständigkeiten zwischen den Geschäftsbereichen waren aufgrund der zusätzlich bestehenden Unternehmensgrenzen intransparent und schwer zu regeln, teilweise doppelt vorhandene Funktionen sorgten für eine vergleichbar hohe Personalkostensituation, und silohaft ausgeprägte Abteilungsstrukturen brachten lange Vorgangsdurchlaufzeiten mit sich. In Sektor „Erneuerbare Energien“ konnten Kunden – bedingt durch hohe Preisvolatilät und Reglementierung – Regressionsansprüche bei verspäteter Abrechnung stellen: ein echtes finanzielles Risiko!

Bereichsinteressen schaden Gesamtunternehmen

Die organisatorische Fragmentierung vieler Kunden hat häufig zur Folge, dass Kundenorientierung und Kundennutzen immer stärker in den Hintergrund gedrängt werden. Zielvorgaben und Steuerungsmechanismen sind oft nicht hinreichend an übergreifenden Prozessen und der 'Customer Journey' orientiert, sondern an Bereichsinteressen und Teiloptimierungen zu Lasten des Gesamtunternehmens.

Schneller reagieren durch Gesamtprozessmodell

Wir verfolgen das Ziel, in enger Zusammenarbeit mit allen Bereichsverantwortlichen und Kunden ein unternehmensweites Gesamtprozessmodell zu etablieren, das sämtliche Schnittstellen klar definiert und Verantwortlichkeiten festlegt. In der Konsequenz werden Vorschläge zur organisatorischen Anpassung gegeben als Basis für stärkere Kundenorientierung, höhere Reaktionsfähigkeit und Flexibilität. Die Einführung von Steuerungsstrukturen und Entscheidungssystemen auf Basis einer gesamtheitlichen Kennzahlensystematik sorgt für Überwachung und Weiterentwicklung des organisatorischen Reifegrads. Damit Sie auch zukünftig Ihre Kunden nicht aus den Augen verlieren.

Barkawi Operational excellence - Process Driven Organization

3/6 Lean Production /
Administration

Ein führender Hersteller von Sensortechnik kann sich nicht beklagen: ein gesundes Wachstum in den letzten Jahren, starke Nachfrage aus Asien und eine breit gefächerte Kundenstruktur. Die Produktion läuft auf Hochtouren und ist in der Lage, den Bedarf erfüllen zu können – doch es zeigt sich, dass Kundenservicecenter, Auftragsmanagement und der Bereich Zollabfertigung den gestiegenen Volumina nicht Herr werden können. Komplexe Anfragen oder Aufträge können oft aufgrund mangelnder Qualifikation der Zeitarbeitskräfte im Servicecenter oder durch das Auftragsmanagement nicht eigenständig bearbeitet werden, sondern werden an Experten aus der Produktion übergeben. Mitarbeiter der Zollabfertigung sind gerade dann nicht verfügbar, wenn dringende Informationen für die Einfuhr einer größeren Lieferung nach Malaysia benötigt werden. Alle Bereiche kämpfen mit hohen Aufwänden in der Nachbearbeitung von Vorgängen, was wiederum anderweitig benötigte Kapazitäten bindet.

Bürokratie statt Orientierung am Kunden

Tätigkeiten in administrativen Organisationsbereichen sind häufig nicht an Kundenanforderungen ausgerichtet und geprägt durch ein hohes Maß an Bürokratie.

Es besteht unzureichende Transparenz über tatsächlichen Aufwand und fehlende Sensibilisierung für Verschwendung von Arbeitskraft und wertschöpfende Tätigkeiten. Erforderliche Steuerungsmechanismen sind nicht hinreichend implementiert, Arbeitsabläufe nicht getaktet, und Arbeitsaufwände sind ungleich verteilt. Das Resultat: Steigende Auftragsvolumina oder größere Komplexität sind kapazitiv nicht mehr abbildbar.

Verschwendung beseitigen, Arbeitslast optimal verteilen

Wir bei Barkawi setzen auf einen zweistufigen Ansatz. In einem ersten Schritt werden anhand standardisierter Workshops mit allen Beteiligten die bestehenden Prozesse analysiert und redundante Prozessschritte eliminiert. Der zweite Schritt fokussiert auf die zu erbringenden Tätigkeiten: Wie hoch ist der wertschöpfende Anteil? Wo wird Arbeitskraft verschwendet? Wie kann Arbeitslast nach Qualifikation und Einsatzbereich optimal verteilt werden? Der Nutzen für Sie: Steigerung Ihrer Produktivität, Motivation, höhere Prozesstransparenz und Fokussierung Ihrer Mitarbeiter auf die Kerntätigkeiten.

Barkawi Operational excellence - Lean Production/Administration

4/6 Operations Vitality
System

Jedes Jahr tritt das gleiche Problem auf – das Unternehmen, ein führender Hersteller von Fruchtjoghurts, kämpft mit Kapazitätsengpässen. Die Sommersorten erleben eine starke Nachfrage, aber die Produktion kommt einfach nicht hinterher. Es wird in mehreren Schichten gearbeitet, die Mitarbeiter tun ihr Bestes, doch das saisonbedingte Arbeitsvolumen ergibt, dass die Ressourcen – Mensch und Material – nicht effizient eingesetzt werden. Prozessabläufe verschiedener Abteilungen greifen nicht richtig ineinander, es treten Qualitätsprobleme auf, der Arbeitsalltag besteht aus Nach- und Doppelarbeit. Termine werden nicht eingehalten, die Kosten steigen, und die Motivation der Mitarbeiter sinkt.

Nicht nur „Pain Points“ beseitigen

Viele Unternehmen stellen in solchen Situationen hoher Produktionslast fest, dass die in der Vergangenheit möglicherweise durchgeführten Verbesserungsmaßnahmen doch nicht zum erwünschten Erfolg beigetragen haben – es genügt eben nicht, nur auf 'Pain Points' fokussierende und kurzfristigen Erfolg ausgerichtete Aktivitäten zu verfolgen. Eine effektive Problembeseitigung verlangt nach mehr als Mitarbeiterschulungen, neuen Barcode-Scannern oder dem Aufstellen von Kanban-Regalen.

Optimierung auf allen Ebenen durch modulares System

Wir bei Barkawi arbeiten mit einem umfassenden und an Nachhaltigkeit orientierten Lösungskonzept, das sich am Ort der Problemursache orientiert, beginnend bei der Produktionslinie. Das Operations Vitality System enthält verschiedene Module, innerhalb derer eine ganzheitlich abgestimmte Entwicklung von Optimierungsinitiativen ermöglicht wird. Durch das Modul 'Standardisierung' stellen wir beispielsweise sicher, dass 5S-Prinzipien umgesetzt und eingehalten werden und dass Prozessabläufe vereinheitlicht und für Mitarbeiter visuell begreifbar sind. Im Modul 'Management' sorgen wir dafür, dass Ihre Teamleiter mehr sind als Administratoren hinter der Glasscheibe des Werksbüros. Und im 'Development'-Modul werden KPIs so definiert, dass sich Mitarbeiter aller Ebenen im Verbesserungsprozess einbringen können.

Barkawi Operational excellence - Operations Vitality System

5/6 CIP
Framework

Das fortlaufende Verbessern, das unaufhörliche Optimieren ist mittlerweile fester Bestandteil und eine nicht mehr wegzudenkende Komponente des Arbeitslebens – eine solche Selbstverständlichkeit, dass es kaum noch als Notwendigkeit erscheint, sich eingehender damit zu beschäftigen. Oder?

Besser werden ohne Kostenexplosion

Für ein Unternehmen der kunststoffverarbeitenden Industrie bestand der wesentliche Teil seines Innovationsprozesses jahrelang in der Anschaffung neuer Maschinen und Werkzeuge, um die Anforderungen der Kunden an hochwertige Verarbeitung erfüllen zu können. Der steigende Druck durch Mitbewerber aus Asien, die Produkte in größeren Stückzahlen schneller und in vergleichbarer Qualität liefern konnten, zwang das Unternehmen zum Umdenken: Wie war es möglich, Abläufe in der Fertigung zu beschleunigen, Kapazitäten zu erhöhen, die Produktqualität zu sichern oder gar zu verbessern, ohne immer mehr Geld in Werkzeug und Personal zu investieren?

Innovationspotential der Mitarbeiter nutzen

Unserer Erfahrung nach schöpfen viel zu wenige Unternehmen das Innovationspotential ihrer Mitarbeiter aus. Wir glauben an die Fähigkeit Ihrer Organisation, das Beste aus Ihrem Unternehmen herauszuholen, und setzen auf das Etablieren eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) als wesentlichen Bestandteil einer Innovationskultur. Wir helfen dabei, diese Kultur zu etablieren, in der Vorschläge nicht als Kritik am Status quo gewertet werden, sondern als entscheidender Faktor, Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen. Durch die Einführung von CIP-Rollenmodellen, ausgewählten Methoden und Tools zur Identifizierung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen und begleitende Trainings und Coachings, bleiben Sie dauerhaft Ihren Wettbewerbern voraus.

Barkawi Operational excellence - CIP Framework

6/6 Operational Excellence
Program

Ein führender Hersteller von Fruchtsaftkonzentraten hatte entgegen seiner klar definierten Wachstumsziele mit sinkenden Margen zu kämpfen. Nachdem analytisch abgesichert war, dass weder ein Preisverfall im Markt noch sinkende Mengen als externe Faktoren umsatzseitig ursächlich waren, ging die Ursachensuche innerhalb des Unternehmens in die nächste Runde.

Ein Produktivitätsrückgang im größten der sechs Werke, Silodenken in allen Produktions-Einheiten, Zukäufe ohne echte Integration der Prozesse, ungenutzte Synergien und vieles mehr kennzeichneten die Situation. Neben zentralen Problemen, wie etwa hohe Personalkosten oder die Tatsache, dass Kundenanfragen von mehreren Personen betreut wurden, die sich dabei in die Quere kamen, gerieten zudem eine Vielzahl kleinerer, in Kombination mit einigen großen „Pain Points“ ins Blickfeld.

Ein umfassendes Gesamtkonzept

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, entschied sich unser Kunde für unser unternehmensweites Operational Excellence Program, weil hier ganzheitlich sämtliche Aspekte in einem umfassenden Gesamtkonzept adressierte werden: Auf strategischer, organisatorischer und prozessualer Ebene. Dabei nutzen wir unsere Expertise in den Bereichen Complexity Management, Process Driven Organization, Lean Production/Administration, Operations Vitality System und CIP* Framework, um ein Unternehmen umfassend zu transformieren.

Schluss mit Einzelinteressen

Es gab eine Vielzahl von Einzel-Issues anzupacken: Um beispielsweise die Materialkosten und das Working Capital in den Griff zu bekommen, fand ein werksübergreifendes Lagerhaltungs- und Standort-Konzept Anwendung, welches das Wohl des Gesamtunternehmens in den Vordergrund stellt, nicht die Interessen der „Bereichsfürsten“.

Im Rahmen eines Standort-Allokationskonzeptes entwickelten wir ein klar definiertes Produktportfolio, in dem prozessorientiert beispielsweise zwischen Massenprodukten und Spezialprodukten und ihren jeweiligen Fertigungsstandorten unterschieden wurde. Durch das verschlankte Produkt- und Standortportfolio reduzierten sich die Komplexität und damit die Kosten massiv.

Silodenken aufbrechen – Ergebnisse erzielen

Um das Silodenken innerhalb des Unternehmens aufzubrechen, erfassten wir die entscheidenden Kernprozesse und richteten sie konsequent auf den End-Kunden unseres Herstellers hin aus. So konnten z.B. in den Kernprozessen „Order-to-cash“ und „“On-time-delivery“ enorme Erfolge erzielt werden: Die Durchlaufzeit von Aufträgen sank um 25%, die Erfüllung der Lieferzusage stieg auf 95%, und die Material- und Personalkosten sanken um 9 Millionen Euro!

Im Sinne der „Toyota“-Philosophie

Auf Shopfloor-Ebene als auch im Bereich Administration fand unsere 5-S-Methode Anwendung, die integraler Bestandteil der Toyota-Produktionssystem-Philosophie ist. Abläufe und Prozesse gestalten sich damit schlank und effizient, „Muda“ (japanisch für „Verschwendung“) gehört der Vergangenheit an. Genauso wie die sinkenden Margen unseres Herstellers.

Der Weg zu wirklicher Operational Excellence ist alles andere als bequem! Wir haben so ziemlich jeden Stein umgedreht, es gab unendlich viele Veränderungen, denn in unserem Gesamtprogramm bleibt nichts unentdeckt, aber: Der Return-on-Investment kann sich in jeder Hinsicht sehen lassen!

Barkawi Operational excellence - Operational Excellence Program
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